En la Revista de la Universidad de Stanford, Stanford Magazine, Charity Ferreira, editora contribuyente de la universidad, da algunos consejos para mantener reuniones eficaces online, lo cual puede ser difícil cuando por ejemplo te pilla desde tu casa rodeado de niños, mascotas, esposa/o, etc. O todavía estando en la cama en tu dormitorio.
A continuación algunos de estos consejos dados por expertos de la universidad con el fin de que las reuniones a distancia sean más fluidas y productivas. Según Matt Abrahams, profesor de la Graduate School of Business de la universidad, aunque el nivel de formalidad puede estar cambiando en algunos casos, y en particular ahora con la pandemia del Coronavirus, los principios para una buena comunicación aún se aplican.
Habla menos.
Las reuniones en línea son más exigentes y más aburridas que las reuniones presenciales, dice el profesor de comportamiento organizacional Bob Sutton. Manten las reuniones más cortas de lo habitual, si es posible, dice, y trata de no hablar demasiado. «En pequeñas reuniones, si pasas más de cinco minutos sin darles a otros la oportunidad de hablar, hacer preguntas, agregar comentarios en el chat o lo que sea, van a comenzar a desconectarse».
Fija algunas reglas básicas.
Si estás organizando, comparte las reglas de participación al comienzo de la reunión. Algunos ejemplos: únete a reuniones con el vídeo activado y el audio silenciado, usa la función de aumento manual cuando tengas un comentario o pregunta, preséntate antes de hablar y usa el botón de silencio cuando no esté hablando.
Escucha a todos.
Si eres el/la facilitador/a de la reunión, dice Margaret Neale, una profesora emerita, comienza la reunión contactando con cada participante. En varios puntos de la reunión, invita a las personas a hablar (y haz una pausa para que puedan hacerlo). «Es más fácil desconectarse de las reuniones virtuales y más difícil entrar en la discusión», dice Neale, «por lo que el facilitador debe tener en cuenta la participación de miembros que son reticentes, y manejar a los que les gusta mucho hablar».
Chatea un poco
Uno de los problemas con trabajar desde casa en la crisis de COVID-19 es el aislamiento social, dice el profesor de economía Nicholas Bloom. Entonces, aunque las reuniones pueden haber sido habituales antes del coronavirus, es importante tomarse un tiempo para el registro informal. «Lo hago con mi equipo de investigación: amplío las reuniones una vez por semana durante una hora, con 30 minutos para chatear y 30 minutos para hablar sobre la investigación «.
Mantén la cabeza en alto.
Al hablar, puedes sentirte tentado a mirar tus notas; cuando escuches, estarás tentado a mirar a otro lado. Mirar directamente a la cámara, dice Abrahams, es como mirar a los demás participantes a los ojos y hace una gran diferencia en lo comprometido que pareces.
Usa tu voz interior.
Intenta variar tu tono de voz para evitar hablar en tono monótono, dice Abrahams, para evitar que los oyentes se alejen. Y no hay necesidad de gritar. Si tienes un buen micrófono por ahí, enchúfalo: aumentará su volumen de conversación normal mejor que el micrófono de tu computadora portátil.
Sé paciente.
En las reuniones de vídeo, «recuerda que a la comunicación, especialmente con personas con las que no tienes una relación cara a cara previa, es probable que le falten sutiles matices y que también sea frustrante», dice Sutton. «Por lo tanto, es muy importante asumir lo mejor de las personas cuando empiezas a molestarte o enojarte con ellas».
Presenta tu mejor trasfondo.
Puedes ocultar el hecho de que asistes al check-in por la mañana, desde tu cama sin hacer, con una imagen de fondo personalizada.
Asigna roles.
Para que las grandes reuniones sean más fluidas, designa un co-anfitrión que pueda hacerse cargo de tí si tienes problemas tecnológicos, un moderador para monitorear y responder a los chats, y un coordinador para realizar un seguimiento del tiempo y tomar notas.
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